Proces ręczny
Pracownik otwiera skrzynkę, pobiera PDF, wyszukuje numer dokumentu, kontrahenta, kwoty i terminy, a następnie przepisuje dane do aplikacji.
Scenariusz 01 · dokumenty i e-mail
Dokument trafia do systemu bez ręcznego przepisywania
System odbiera wiadomość, rozpoznaje załącznik, odczytuje pola i sprawdza je według reguł biznesowych. Pracownik zajmuje się tylko niejednoznacznymi przypadkami.
Scenariusz referencyjny oparty na typowych procesach operacyjnych. Nie zawiera danych ani szczegółów wdrożenia konkretnego klienta.
E-mail → odczyt → walidacja → decyzja → zapisSytuacja
Co dzieje się przed automatyzacją?
Najczęstsze ryzyka
Pominięty e-mail, literówka w numerze, duplikat dokumentu, niewłaściwa wartość lub brak informacji o tym, kto obsługuje wyjątek.
Przepływ
Proces krok po kroku
Automatyzacja nie usuwa kontroli człowieka. Przenosi ją do miejsca, w którym faktycznie potrzebna jest decyzja.
Odbiór
Monitorowana skrzynka pobiera wiadomość i dozwolone załączniki.
Odczyt
Dokument jest klasyfikowany, a pola trafiają do ujednoliconego modelu danych.
Walidacja
System sprawdza kompletność, format, kontrahenta, duplikaty i reguły kwotowe.
Wyjątek
Niska pewność lub błąd reguły tworzy zadanie z podświetlonym problemem.
Punkt decyzji człowieka
Zapis
Poprawne dane trafiają do ERP/CRM, a nadawca otrzymuje status.
Przykład danych
Co system może odczytać i sprawdzić?
WejściePDF przesłany na zamówienia@firma.pl
Odczytane polaNumer dokumentu, data, NIP, pozycje, ilości, ceny, termin realizacji
RegułyCzy kontrahent istnieje? Czy dokument nie jest duplikatem? Czy suma pozycji odpowiada wartości końcowej?
WyjątekBrak numeru produktu → zadanie do uzupełnienia zamiast odrzucenia całego dokumentu
RezultatRekord w systemie, historia operacji i automatyczne powiadomienie
Mierzenie efektu
Wskaźniki ustalane przed pilotażem
Czas obsługiŚredni czas od odebrania wiadomości do zapisu danych.
Odsetek wyjątkówIle dokumentów wymaga interwencji i z jakiego powodu.
Liczba korektBłędy wykryte przed i po zapisaniu dokumentu.
Masz podobny obieg dokumentów?
Pokaż przykładowy dokument i sposób jego dzisiejszej obsługi. Sprawdzimy, co można bezpiecznie zautomatyzować.
Umów bezpłatną analizę procesu